Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir in unserer Web‑Applikation Wartungsvertrag.Online verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie gilt für die Nutzung unserer Web‑App, der zugehörigen API‑Dienste sowie der E‑Mail‑Kommunikation.

Stand: 25. August 2026

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Anwendung ist:

Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen: Registrierung, Authentifizierung, Bereitstellung und Betrieb der App, Verwaltung von Kunden, Verträgen und Dokumenten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Erfüllung rechtlicher Pflichten: Aufbewahrung handels‑/steuerrechtlicher Unterlagen, Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Berechtigte Interessen: IT‑Sicherheit, Missbrauchs‑/Betrugsprävention, Stabilität des Systems, interne Administration und Produktverbesserung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einwilligung: optionale Cookies, Statistik/Marketing, künftige Analyse‑ und Werbedienste sowie Newsletter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einwilligungen sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

Nutzer‑ und Kontodaten: Name, E‑Mail, ggf. Telefonnummer, Rollen/Status, Unternehmenszuordnung, interne Mandantenkennungen, Auth‑IDs.

Geschäftsdaten: Kunden‑/Vertrags‑/Objektdaten inkl. Kontakt‑ und Adressangaben, Dokumente/Anhänge, Protokolle (z. B. Änderungs‑/Zeitstempel).

Kommunikationsdaten: E‑Mail‑Inhalte (geschäftlich), Versandstatus, Zustellinformationen.

Zahlungs‑/Abrechnungsdaten (SaaS): Rechnungs‑ und Abo‑Daten, Zahlungsstatus; bei Stripe: Zahlungs‑Token und technische Metadaten zur Abwicklung. Vollständige Kartendaten werden nicht in unserer App gespeichert.

Nutzungs‑/Technikdaten: IP‑Adresse, Geräte‑ und Browser‑Informationen, Zeitstempel, Server‑Logs, Fehler‑/Crash‑Logs, Sicherheitsprüfungen (App Check / reCAPTCHA Enterprise).

Wenn Sie über den öffentlichen Heizungswartungs-Konfigurator eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Nachricht, die ausgewählten Wartungsleistungen sowie die von Ihnen ausgewählten Fachbetriebe. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anbahnung eines Wartungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie für die von Ihnen bestätigte Übermittlung an ausgewählte Fachbetriebe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ihre Anfrage und Kontaktdaten werden ausschließlich an die Fachbetriebe übermittelt, die Sie im Konfigurator selbst ausgewählt haben. Die Anfrage wird 14 Tage nach dem Absenden einschließlich der zugehörigen Auswahl gelöscht.

Für die Suche im Umkreis Ihrer Postleitzahl und die Kartenansicht nutzen wir Google Maps Platform. Dabei wird die eingegebene Postleitzahl zur Standortsuche verarbeitet; die Kartenansicht wird direkt von Google bereitgestellt.

Wenn Sie sich für den Newsletter von Wartungsvertrag.Online anmelden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, eine freiwillig angegebene Firma sowie den Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung. Zur Dokumentation der Einwilligung speichern wir außerdem den bei der Anmeldung angezeigten Einwilligungstext und dessen Version.

Wir verwenden diese Daten, um per E-Mail über neue Funktionen und Angebote von Wartungsvertrag.Online zu informieren. Mit Ihrer Einwilligung können die Informationen auch individuell an Ihre Nutzung des Produkts anknüpfen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Newsletter-Versand beginnt erst, nachdem Sie Ihre E-Mail-Adresse über das Double-Opt-in-Verfahren bestätigt haben.

Für die Speicherung nutzen wir Cloud Firestore von Firebase/Google. Den E-Mail-Versand übernehmen wir über MailerSend. Informationen zu diesen Dienstleistern und möglichen Datenübermittlungen in Drittländer finden Sie in den Abschnitten „Empfänger und eingesetzte Dienste“ und „Datenübermittlungen in Drittländer“ dieser Datenschutzerklärung.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns unter info@wartungsvertrag.online schreiben.

Nicht bestätigte Newsletter-Anmeldungen löschen wir im Rahmen einer monatlichen manuellen Prüfung, sobald der Bestätigungslink seit mehr als 30 Tagen abgelaufen ist. Bestätigte Newsletter-Daten prüfen wir manuell und löschen oder minimieren sie, sobald sie für den Newsletter-Versand und den Nachweis Ihrer Einwilligung nicht mehr erforderlich sind.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Es werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten übermittelt. Die AVV für die Nutzung von Wartungsvertrag.Online ist unter /avv abrufbar und Bestandteil des AGB-/SaaS-Vertrags.

Notwendige Cookies: Erforderlich für Login, Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen, Consent‑Speicherung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Optionale Cookies (Statistik/Marketing): werden nur nach Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Operative App-Daten: Firmenbezogene Kunden, Verträge, Objekte, Dateien, Benutzerzugänge, E-Mail-Vorlagen und Einstellungen werden bei einer bestätigten Firmenlöschung gelöscht, soweit keine rechtliche Pflicht zur Aufbewahrung entgegensteht.
• Stripe-Abrechnungsdaten: Rechnungen, Zahlungs- und Abonnementunterlagen werden für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten in der Regel 6 bis 10 Jahre behalten. App-spezifische Verknüpfungs-Metadaten werden soweit möglich minimiert.
• Interne Lösch-Nachweise: Nachweise über eine durchgeführte Firmenlöschung werden für 365 Tage intern eingeschränkt aufbewahrt, damit wir die Löschung prüfen und nachweisen können. Sichtbare Berichte verwenden Fingerprints statt Rohdaten.
• Technische Logs: Betriebs- und Sicherheitslogs werden regelmäßig gekürzt oder gelöscht, sofern keine Sicherheits-, Missbrauchs- oder Beweisgründe entgegenstehen.
• Newsletter: Nicht bestätigte Anmeldungen werden im Rahmen einer monatlichen manuellen Prüfung gelöscht, sobald der Bestätigungslink seit mehr als 30 Tagen abgelaufen ist. Bestätigte Daten werden gelöscht oder minimiert, sobald sie für den Newsletter-Versand und den Nachweis der Einwilligung nicht mehr erforderlich sind.
• Öffentliche Wartungsanfragen: Anfragen aus dem Heizungswartungs-Konfigurator einschließlich der ausgewählten Fachbetriebe werden 14 Tage nach dem Absenden gelöscht.

Bei einer Firmenlöschung werden operative App-Daten der Firma gelöscht. Dazu zählen insbesondere Kunden- und Vertragsdaten, Dokumente, Dateien, Benutzerzugänge und firmenspezifische Einstellungen.

Nicht gelöscht werden Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen oder zur Nachweisführung behalten müssen. Dazu gehören insbesondere Stripe-Abrechnungsunterlagen und interne Lösch-Nachweise. Aktive Stripe-Abonnements müssen vor einer Firmenlöschung beendet sein; eine Firmenlöschung ersetzt keine Kündigung des Abonnements.